A papírreszelők fájdalmasak lehetnek, különösen akkor, ha az asztalra halmozódnak. Ha jobban szeretné kezelni a kóbor papírokat és a nyugtákat, próbálja szétválogatni az összes be nem iktatott dokumentumot. Ezután használjon iratszekrényt vagy fiókot a fájlok különböző mappákba való rendezéséhez. Ha teljesen ki szeretné küszöbölni az irodai rendetlenséget, feltöltheti dokumentumait számítógépre, wikire vagy más felhőalapú rendszerre. Az alapterv birtokában jobban kezelheti sokféle fájlt az irodájában!
Lépések
Módszer 1 /3: Szűrés a dokumentumok között
1. lépés Válassza le a benyújtandó dokumentumokat a még használt dokumentumoktól
Amikor elkezdi rendszerezni a papírjait, készítsen egy halmot azok számára, amelyek készen állnak az eltüntetésre, és külön halmot azoknak, akiknek az asztalon kell maradniuk. Szerezzen be egy 2 nyílású papírszervezőt az asztalához, hogy a dokumentumok a kezdeti rendezési és iktatási folyamat után is rendben maradjanak. Tartsa a használt dokumentumokat 1 foglalatban, és azokat, amelyek készek az iktatásra, egy másik helyen.
2. lépés Minden héten válasszon ki egy napot a papírmunka tárolására
Ne hagyja, hogy az új dokumentumokból álló kosarai kivegye az irányítást; ehelyett szánjon egy vagy két napot a fájlok rendezésére és rendezésére. Ha nem sok nyugtával és dokumentummal foglalkozik a munkaterületén, akkor előfordulhat, hogy csak 1 napra van szüksége a munka elvégzéséhez. Ha azonban munkája sok papírmunkát tartalmaz, érdemes 2-3 napot szánni a rendezetlen dokumentumok rendezésére.
A fájlok heti rendszerezése sokkal jobban kezelhetővé teszi a szervezési folyamatot
Lépés 3. Címkézze meg az összes fájlt kidobási dátumokkal, hogy elkerülje a rendetlenséget
Mielőtt bármilyen új dokumentumot benyújtana, gondosan vizsgálja meg az egyes fájlok dátumát és tartalmát. Ha a dokumentum egy folyamatban lévő projektre vagy más problémára vonatkozik, írja be a folyamatban lévő fájlt a fájl tetejére. Ha a dolgozat egy befejezett projektet tárgyal, jelölje a fájlt „befejezettnek”. Ezenkívül jelöljön meg egy időpontot, amikor a fájlra már nincs szükség, és a dokumentum aprítható vagy újrahasznosítható.
Ha gyorsan átvizsgálja a fájlokat, ezek a jelölések segíthetnek a megfelelő fájl hatékonyabb megtalálásában
Lépés 4. Újrahasznosítsa az irreleváns dokumentumokat, ahelyett, hogy benyújtaná őket
Ne feltételezze, hogy minden fájl megérdemel egy helyet az irattartóban vagy a fiókban. Ehelyett tegyen félre minden felesleges dokumentumot az újrahasznosító edényben. Ha a fájlok személyes adatokat tartalmaznak, aprítsa fel a dokumentumokat, ahelyett, hogy újrahasznosítaná őket.
Aprítson el minden fájlt pénzügyi és számlaadatokkal, társadalombiztosítási számával vagy más kényes adatokkal
2. módszer a 3 -ból: A rendezési rendszer kiválasztása
1. lépés Válasszon fizikai tárhelyet a fájlokhoz
Vizsgálja meg a munkaterület elrendezését, és gondolja át, hogy melyik iktatási rendszer működne a legjobban. Ha irodája van, egy nagy irattartó szekrény jó megoldás lehet. Ha azonban kisebb a munkaterülete, akkor az iratgyűjtő fiók vagy tároló logisztikailag értelmesebb lehet.
- Amikor új tárolórendszert vásárol, próbálja meg a minőséget előtérbe helyezni az árral szemben.
- Az iratkezelő rendszertől függetlenül helyezzen bizalmas dokumentumokat biztonságos mappába.
Lépés 2. Rendezze el papírjait dátum szerint, ha fájljai időérzékenyek
Válasszon olyan szervezeti rendszert, amely a leginkább érthető az üzleti vagy irodaterület számára. Ha a munkája a határidők köré összpontosul, próbálja meg a mappákat úgy rendezni, hogy a legutóbbi dátum legyen előttük. Ahogy telnek a napok, folytassa az új mappák és fájlok hozzáadását az irattartó szekrény vagy fiók elejéhez.
- Külön fájlok lehetnek például napokra, hetekre vagy hónapokra.
- Például, ha adótanácsadóként dolgozik, ésszerű lenne az ügyfelek dokumentumait dátum szerint iktatni.
- Ez a rendszer jól működik azok számára, akik időérzékeny anyagokkal dolgoznak.
Lépés 3. Tervezzen naptár alapú rendezési rendszert, ha időrendi fájlokkal foglalkozik
Ha nagy mennyiségű fájlt kezel az irodájában, próbálja meg hozzáadni a „csiklandozó” fájlrendszert a szekrényekhez és a fiókokhoz. A naptárhoz hasonlóan a „csiklandozó” rendszer 12 nagy mappát használ minden hónap képviseletére, 28-31 almappával kísérve minden nagy mappát a hónap minden napján. Próbálja ezt a módszert használni, ha dátumorientált feladata van.
- Például, ha exportvállalatnál dolgozik, egyszerűbb lehet a fájlok rendezése hónap és dátum szerint az általános kategória helyett.
- Ez a rendszer jobb azok számára, akik a konkrét, számszerű szervezést részesítik előnyben, szemben a színkódokkal.
Lépés 4. Rendezze a fájlokat témák szerint, ha szeretné kategorizálni a papírjait
Válasszon különböző kategóriákat a mappákhoz, majd rendezze őket relevancia szerint. Az irattartó szekrény vagy fiók elhelyezésekor helyezze el a mappákat a legrelevánsabbak és legfontosabbak elé. Ezt szem előtt tartva folytassa a fájlok rendezését, így könnyen hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.
Ha például egy vállalat pénzügyi tanácsadója, akkor ésszerűbb lenne dokumentumait fontosság és relevancia szerint rendezni, például „befektetések”, „bérszámfejtés” és „adók” szerint
5. lépés: Válassza ki a fájlok széles kategórianeveit
Ne használjon hosszú, túlságosan specifikus címkéket a mappákhoz. Ehelyett próbáljon általános, befogadó címkéket választani, így később nem lesz nehéz dolga az új fájlok rendezésében. Ha konkrétabb iratkezelő rendszert szeretne létrehozni, próbálja meg almappákat hozzáadni a nagyobb, általánosabb fájlrendszerhez.
Például a „Költségjelentések április 3 -ra” nem lenne jó kategória egy általános mappához, mivel túlságosan specifikus. Ehelyett címkézze a mappát „Költségjelentések” címkével, amely sokkal nyitottabb
Tipp:
A címkegyártók egyszerű és hatékony módja a fájlok kategorizálásának.
6. lépés Színkódolja a dokumentumokat, hogy látványos rendszert hozzon létre
Fektessen be többféle színes mappába és címkébe. Ezután rendeljen hozzá különböző fájlkategóriákat a különböző mappa- és címkeszínekhez, hogy konzisztens legyen az iratkezelési rendszere. Próbálja ugyanazokat a színeket és kategóriákat használni az iratszekrényekben és fiókokban, hogy gyorsan és hatékonyan hozzáférhessen a különböző fájlokhoz.
- Például címkézze sárga mappáit az e-mail levelezéshez, piros mappákat az adózással kapcsolatos űrlapokhoz és zöld mappákat a bérszámfejtéshez.
- Próbáljon olyan színsémákat és címkéket használni, amelyek könnyen megjegyezhetők. Például a zöld kiváló színcímke lehet a pénzügyi formák számára, mivel a zöld szín gyakran pénzhez kapcsolódik.
- Ez a rendszer a legjobb a vizuális tanulók számára.
3. módszer 3 -ból: Digitális megközelítés
1. lépés: Olvassa be a papírfájlokat, hogy digitálisan tárolja őket
Amikor új fájlt ad hozzá szekrényéhez vagy fiókjához, szkenner segítségével töltse fel a fájl digitális verzióját a számítógépére. Ha gyorsan hozzá kell férnie egy fájlhoz, sokkal gyorsabban és könnyebben kereshet asztali számítógépén, mint több mappában. Ha a teljes iratkezelő rendszer papír alapú, szkennelje és töltse fel fájljait, hogy digitális biztonsági másolatot készítsen.
- Ne stresszeljen, ha nincs digitális iratrendszere! Csak szkennelje be és töltse fel fájljait egyszerre 1 mappába.
- A fájlokat bizonyos telefonos alkalmazásokkal is beolvashatja.
2. Válassza ki az összes fájl következetes nevét
Válasszon címkéket digitális dokumentumaihoz, amelyek könnyen kereshetők és hozzáférhetők. Ideális esetben próbálja meg ezeket a fájlokat következetesen követni, például dátumot vagy vezetéknevet, mert így könnyebb lesz a rendezésük. Ha szükséges, a fájlok címeiben szerepeltessen minden releváns helyet, adatkészletet vagy verziószámot.
- Ne használjon speciális karaktereket a fájlcímekben, mivel a számítógépek nem tudják megfelelően feldolgozni őket.
- Például címkézze a dokumentumot 20031124 névvel, ha egy bizonyos dátumra hivatkozik, például 2003. november 24 -re.
3. Rendezze a digitális fájlokat mappákkal és almappákkal
Az irattartó szekrényhez hasonlóan különféle digitális mappákat használhat a beolvasott dokumentumok tárolására és elrendezésére. Az asztalon hozzon létre és címkézzen több mappát, amelyek a feltöltött fájlokra vonatkoznak. Ha konkrétabb kategóriákat szeretne használni, hozzon létre több almappát minden nagyobb mappában. Addig bánjon a digitális mappákkal, amíg meg nem találja az Ön számára jól működő rendszert!
Például, ha van egy „Adók” nevű mappája, több almappát hozhat létre különböző évekre
4. lépés. Töltse fel dokumentumait egy wikibe, hogy több ember is hozzáférhessen hozzájuk
Ha a munkaterület együttműködőbb, hozzon létre egy online wikit, amelyhez munkatársai és felettesei is hozzáférhetnek. Miután bejelentkezett a wikibe, használja az „eszköztár” részt a „fájl feltöltése” gomb eléréséhez. Ezzel a funkcióval összekapcsolhatja az újonnan feltöltött dokumentumot különféle személyekkel, akik most megtekinthetik és elérhetik a fájlt.
Ne feledje, hogy bárki szerkesztheti a wiki fájljait
5. lépés. A felhőalapú szoftverek segítségével dokumentálhatja útközben a dokumentumokat
Töltsön le egy alkalmazást vagy más digitális szolgáltatást, amely számítógépen és mobileszközön egyaránt működik. Ha a fájlokat egy helyen szeretné tartani, használja ezt a szolgáltatást a képek feltöltéséhez, így felhőalapú szoftverben tárolhatók. Bár egyes szoftverek ingyenesek, előfordulhat, hogy fizetnie kell, hogy több tárhelyet kapjon.
