Az iktatás gyakran szükséges feladat a munkában és otthon. Ha túl sokáig hagyja ki az iktatást, összegyűjthet egy nagy papírköteget, amelynek rendezése órákat vagy akár napokat is igénybe vesz. Annak érdekében, hogy a postaládája ne legyen rendetlen, válogasson szét minden naponta kapott papírt. Ezután hozzon létre egy Önnek megfelelő iktatórendszert. Használja rendszerét a papírok rendezéséhez, hogy bármikor könnyen hozzáférhessen a fontos dokumentumokhoz!
Lépések
1. módszer a 3 -ból: A napi papírbeáramlás kezelése
Lépés 1. Hozzon létre egy központi beérkeződobozt a papírok tárolásához, amíg rendezni nem tudja őket
A központi dobozban minden nap behelyezheti az íróasztalához vagy a postafiókjába kerülő összes papírt. Ez segíthet abban, hogy rendszeres maradjon, amíg nincs ideje rendezni és kezelni az egyes elemeket.
- Használhat kisméretű kartondobozt központi dobozában, vagy vásárolhat erre a célra egy speciális dobozt, kosarat vagy tálcát.
- Helyezze a dobozt az íróasztal sarkára, egy asztalra a bejárati ajtó közelében, vagy máshol, ahol látható, hogy ne felejtse el.
Lépés 2. Naponta nézze át a dobozát, és tegyen félre fontos dolgokat
Naponta egyszer nézze meg a doboz minden egyes elemét, és keresse meg azokat az elemeket, amelyek azonnali figyelmet igényelnek. Ezek közé tartozhatnak a hamarosan esedékes számlák, a pártmeghívók vagy az időérzékeny űrlapok. Tegye félre ezeket az elemeket, hogy azonnal gondoskodni tudjon róluk.
Érdemes beszerezni egy második dobozt, amely más színű, mint az első doboz, ahová sürgős tárgyakat helyezhet. Például kaphat egy piros dobozt annak jelzésére, hogy ezek sürgős tételek
Lépés 3. Helyezze a fájlokat az iratmezőbe
Tartson egy harmadik dobozt a központi doboz és a sürgős doboz mellett. Használja ezt gyűjteményi pontként a fájlokhoz. Ez segít abban, hogy rendszeresen tartsa őket, amíg készen áll az iktatásra.
Győződjön meg arról, hogy ez a doboz más színű, mint a többi doboz. Ellenkező esetben összekeverheti a dobozokat
Lépés 4. Dobja a felesleges tárgyakat egy papír újrahasznosító tartályba
Bármilyen levélszemét vagy más nem lényeges elem, amely a dobozába kerül, egyenesen az újrahasznosító kukába kerülhet. A dokumentumok szitálása során azonosítsa ezeket a tételeket, és azonnal helyezze át őket a kukába, hogy a dobozban lévő rendetlenséget elkerülje.
- Tartsa az újrahasznosító edényt a padlón, hogy ne keverje össze a többi dobozával.
- Ha a felesleges tárgyak bármelyike személyes adatokat tartalmaz, akkor ártalmatlanítás előtt aprítsa fel őket.
2. módszer a 3 -ból: Az iktatórendszer kiválasztása
1. lépés Válasszon ki egy havi és napi fájlt, ha sok feladatot kell kezelnie
Ezt Tickler -nyilvántartó rendszernek nevezik, és nagyszerű módja annak, hogy nyomon kövesse, mit kell tennie minden nap. Jelöljön ki egy fájlmappát minden hónapra és egy mappát a hónap minden napjára. Ezután helyezzen be elemeket a fájlokba. Dokumentálja az elemeket a dátumoknak megfelelően, amikor dolgoznia kell rajtuk.
Például, ha szeptember 23 -án kell számlát fizetnie, akkor helyezze be a számlát az adott dátum mappájába
2. lépés A fájlmappák betűrendben, hogy a fontos dokumentumok kéznél legyenek
Az ábécé szerinti iktatás hasznos fájlok kereséséhez egyes emberek, vállalkozások vagy alanyok számára. Ez ideális lehet, ha sok vásárlója van, és mindegyikről szeretne fájlokat tárolni, vagy ha egyszerű módszert szeretne az otthoni iratok kezelésére.
- Ügyeljen arra, hogy a személyek vezetéknevét először helyezze el a fájlok címkéin, például: „Jones, Susan” vagy „Watson, David”.
- Ügyeljen arra, hogy figyelmen kívül hagyja az olyan szavakat, mint a „The”, „A” és „An”, amikor cégnév alapján történik a bejelentés. Például, ha van olyan ügyfele, akinek a vállalkozása a „Cake Goddess” nevet viseli, akkor a „Cake” (Cake) „C” betűje szerint iktasson be, és iktatáskor figyelmen kívül hagyja a „The” betűt.
3. lépés Válasszon egy numerikus iktatórendszert a rövid távú iktatási igényekhez
Ha van egy rövid távú projektje, amelyről nyilvántartást szeretne vezetni, akkor a numerikus fájlrendszer működhet a legjobban. Ekkor minden dokumentumhoz hozzárendel egy számot, és a szám szerint tárolja. Ne feledje azonban, hogy nyomon kell követnie azt is, hogy melyik dokumentum melyik számnak felel meg, például egy táblázat segítségével.
- Például a március 14 -i héten kapott összes elemet hozzárendelheti az 1 -es fájlmappához, majd a március 21 -i hét összes elemét a 2 -es címkével ellátott fájlhoz stb.
- Egy másik lehetőség a fájlok dátum szerinti címkézése és időrendi rendszerezése. Például a 2018. május 2 -án beérkezett tételeket 2018.05.2. Címkével ellátott fájlban lehet tárolni.
4. lépés Színkódolja a fájlokat, hogy gyors és egyszerű legyen az elemek megtalálása
Jelöljön ki színt a fájlok minden kategóriájához. Ez segít egy pillanat alatt megtalálni a fájlkategóriát.
- Például használjon pirosat az orvosi számlákhoz, kéket az adókhoz, és zöldet a biztosításhoz.
- A numerikus vagy alfabetikus fájlok színkódolásához rendeljen színt egy numerikus vagy alfabetikus tartományhoz, például 1-25 vagy A-G zöld, 25-50 vagy H-M lila és 50-75 vagy N-R sárga fájlokat.
5. Lépjen be további releváns információkat a fájlmappába
Ha további információkat ad hozzá a fájl tartalmának vagy bármilyen szükséges műveletnek a leírásához, akkor szintén hatékonyabbá válik az iratkezelő rendszer. Ehhez az alábbi elemek közül egyet vagy többet kell hozzáadnia:
- Fájlszám vagy név
- Fájl címe
- A fájl megnyitásának és bezárásának dátuma
- Az osztály vagy a csapat neve
- Számítógépes rekordszám
- Ártalmatlanítás dátuma és megsemmisítési módja
3. módszer 3 -ból: Papírok fájlokba szervezése
1. lépés. Helyezze a legfrissebb dokumentumot a fájl tetejére
Ehhez használja a dokumentumban szereplő dátumot. Miután elkészítette a papírjait az iratkészítéshez, és beállította az iktatórendszert, megkezdheti az elemek fájlokba helyezését. Mindig ügyeljen arra, hogy az egyes fájlokhoz tartozó legfrissebb dokumentumokat a tetején tartsa, így könnyen hozzáférhetők lesznek.
Például, ha rendelkezik egy dokumentációval a lakástulajdonos -biztosításáról, akkor a fizetett lakástulajdonos -biztosítás legutóbbi rekordját szeretné elhelyezni a fájl tetején
2. lépés. Tartsa meg a mellékleteket a hozzájuk kapcsolódó dokumentumokkal
Ha rendelkezik releváns nyugtákkal vagy egyéb dokumentumokkal, amelyeket egy másik dokumentummal együtt meg kell őrizni, ügyeljen arra, hogy azokat ugyanabban a fájlban tartsa együtt. Érdemes tűzőkapcsokat vagy gemkapocs csatolmányokat is csatolni a dokumentum hátoldalához.
Például, ha rendelkezik nyugtával a villanyszámla kifizetéséről, tűzze azt a számla mögé, ha hivatkoznia kell rá
3. lépés Helyezze a nagyméretű dokumentumokat külön borítékba
Ezeket a borítékokat a kapcsolódó fájlok mögé helyezheti. A boríték elején feltétlenül tegye meg a tartalom leírását. Ez segít megszüntetni a rendetlenséget a fájlokban, és javítja az iratkezelő rendszer hatékonyságát.
Például, ha megvan a tervrajz egy projekthez, amelyen éppen dolgozik, ezeket egy nagy borítékba helyezheti
4. lépés. Iratolja be az eredeti dokumentumot, és dobja ki a másolatokat
Az ismétlődések be nem tartása segít elkerülni a zavart, amikor elemet keres a fájlokban. Ha másolatokat talál, dobja ki ezeket, és csak az eredeti dokumentumot tárolja.
Ha nem biztos abban, hogy melyik dokumentum az eredeti, akkor előfordulhat, hogy mindkét elemet le kell töltenie, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megvan az eredeti. Azonban ne próbálja ezt túl gyakran, különben a fájlok gyorsan tömegesen felhalmozódnak
Tippek
- Ha nem biztos abban, hogy iktatni vagy újrahasznosítani szeretne egy elemet, őrizze meg 30 napig, majd értékelje újra.
- A nem alapvető dokumentumok szkennelése egy másik jó módja annak, hogy megszüntesse a papír rendetlenségét, miközben megőrzi a dokumentumban lévő információkat arra az esetre, ha szüksége lenne rá.
