Az irattartó szekrény megszervezése nehéz lehet, legyen szó akár egy fizetett számlákkal és adóinformációkkal teli otthoni szekrényről, vagy egy befejezett projektekkel és számlákkal teli munkaszekrényről. Szervezze meg az irattartó szekrényt úgy, hogy megszabadul a régi fájloktól, megtalálja az Önnek megfelelő iratkezelő rendszert, és folyamatosan karbantartja azt.
Lépések
4. rész: Régi dokumentumok törlése
1. lépés. Ha nincs, vásároljon irattartó szekrényt
Keressen egy jó minőségű szekrényt, amely megfelelő méretű otthona vagy irodája számára a költségvetésén belül. Fontolja meg a tűzálló és vízálló szekrényt minden olyan természeti katasztrófa esetén, amely otthonát érheti. Egy csomó ilyen szekrény megtalálható a helyi üzletekben, bútorüzletekben, asztalosboltokban és bevásárlóközpontokban.
2. lépés. Kezdje el áttekinteni a fájlokat
Tegyen félre mindent, ami nyilvánvalóan régi vagy felesleges. Félretesz, mellőz:
- A már nem birtokolt termékekre vonatkozó bizonylatok.
- Levélszemét
- Régi számlák azokról a szolgáltatásokról, amelyeket már nem használ
- Üzleti levelek egy régi munkából
- Bélyegek, amelyekre már nincs szüksége
3. lépés: Ne féljen megszabadulni a dolgoktól
Míg bizonyos dokumentumok, például születési anyakönyvi kivonatok és adóinformációk nyilvánvalóan fontosak, előfordulhat, hogy a levélszemét vagy a régi nyugta fontosnak tűnik, de valójában nem az. Döntsön minden egyes dokumentumon, és gondolja át, hogy valóban hasznos lehet -e a jövőben. Ha nem hagyná ki, ha egy évre eltűnne, valószínűleg nem árt kidobni.
4. lépés: Legyen óvatos, amikor kidobja a dolgokat a munkahelyén
Feltétlenül kérdezze meg felettesét, mielőtt bármit kidob, mert ez fontosabb lehet, mint gondolná. Vállalata rendelkezhet olyan irányelvekkel is, hogy mennyi ideig kell megőrizni a dolgokat, és hogyan kell azokat megsemmisíteni.
5. lépés Döntse el, hogy mely dolgokat kell megtartani
Ez általában attól függ, hogy mennyire frissek vagy hasznosak. Használjon diszkréciót, és gondolja át, hogy a dokumentumok hasznosak vagy szükségesek -e a jövőben. Ha valóban fontosak, tartsa meg őket. Adóinformációkat, biztosítási nyilvántartásokat és létfontosságú dokumentumokat a következő időszakokban őrizze meg:
- Őrizze meg az adóbevallási információkat 7 évig, valamint az adókból levont tételekre vonatkozó bevételeket. Az IRS az adóbevallás után 6 évig ellenőrizheti a bevallást.
- Őrizze meg a biztosítási nyilvántartásokat, a jelzálog -kimutatásokat és a jótékonysági adományok igazolását legfeljebb három évig.
- Őrizze meg a nagyon fontos dokumentumokat, például születési és házassági anyakönyvi kivonatokat, társadalombiztosítási kártyákat, címeket, okleveleket és útleveleket. Őrizze meg őket, és soha ne szabaduljon meg tőlük.
6. lépés Aprítson fel minden félretett dokumentumot
Az aprítatlan dokumentumok kidobása során a személyes adatait mindenki láthatja, aki látja őket. Még ha nem is biztos abban, hogy a dokumentum érzékeny -e, a legjobb, ha aprítja, mert címeket, születési dátumokat vagy egyéb információkat tartalmazhat.
7. lépés A digitális médiát is aprítsa vagy semmisítse meg
Sok városnak és vállalkozásnak lesz apró napja, ahol a helyiek vagy az alkalmazottak régi floppy lemezeket, CD -ket vagy merevlemezeket hozhatnak megsemmisítésre. Ügyelni fognak arra, hogy helyesen történjen.
2. rész a 4 -ből: A fontos dokumentumok rendszerezése
1. lépés. Kezdje el rendezni a fennmaradó fájlokat
Térjen át egy íróasztalhoz vagy nagy asztalhoz, és rendezze a papírokat logikus és értelmes halomba. Ezek lesznek az Ön egyéni fájljai. Készíts halmokat, amelyek segítenek megtalálni pontosan azt, amit keresel. Fontolja meg az otthoni szekrények kategóriáit, például:
- segédprogramok
- Automatikus
- Orvosi
- Házi kedvenc
- Üzleti
- itthon
- Adók
- Pénzügyek
2. lépés. Kérjen tanácsot munkatársaitól a szekrényekkel kapcsolatban
Lehetnek speciális vállalati egyezmények a papírok rendszerezésére a munkahelyén. Ha nem, töltse be időrendben vagy ábécé sorrendben. Kérdezze meg a rendezett munkatársait, hogy milyen rendszerek működnek a legjobban számukra.
Lépés 3. Tartsa egyszerűnek kategóriáit
Minél konkrétabb, annál több fájlja lesz, ami nagyobb rendetlenséget jelent a szekrényben. A fő fájlokat tartsa általánosabbnak, majd rendezze beléjük a dokumentumokat.
4. lépés: Döntse el, hogy név vagy dátum szerint szervezi -e
Miután minden papírt a megfelelő halomba rendezett, kezdje el úgy rendezni őket, hogy könnyen megtalálható legyen.
- Az ábécé szerinti listákhoz, például a nyugtákon szereplő márkákhoz, helyezze az A -val kezdődő elemeket a verem tetejére, egészen Z -ig.
- Az időrendi beadványokhoz, például az adóbevallások dátumához, helyezze a verem tetejére a legfrissebb dokumentumokat, alul pedig a legrégebbi dokumentumok felé.
Lépés 5. Helyezze minden veremét egy mappába
Helyezze be a papírokat úgy, hogy a köteg tetején lévő dokumentum a mappa elején legyen. Így a dokumentumok ugyanabban a sorrendben maradnak, mint ahogyan azokat rendszereztük.
3. rész a 4 -ből: A fájlok megkönnyítése
1. lépés. Tisztán jelölje meg az egyes mappákat
Győződjön meg arról, hogy a lapon lévő írás nagy, olvasható, és érthető Önnek és másnak az irodájában vagy a családjában. Az egyértelműség érdekében használjon címkegyártót.
Lépés 2. Hagyja, hogy minden fiók a saját kategóriájába tartozzon, és címkézze is egyértelműen
Ossza fel fájljait a fiókok között az Ön számára értelmes módon, és minden fiók külön kategóriát tartalmaz. Minden kategóriának tartalmaznia kell a kapcsolódó fájlokat, amelyek megkönnyítik a dolgok megtalálását.
- A pénzügyi információk, például az adózási dokumentumok, befektetési fájlok és jelzálog -kimutatások egy fiókba kerülhetnek.
- A személyes dokumentumok, például születési anyakönyvi kivonatok, útlevelek és orvosi feljegyzések egy másik fiókba kerülhetnek.
- A különböző tételek használati utasításait egy másikban találhatja meg.
3. lépés: Fontolja meg a színes mappák használatát
Ha a megfelelő színt véglegesíti a memóriában, sokkal könnyebben megtalálhatja a papírjait. Ha már rendelkezik manillamappákkal, adjon hozzá színt kiemelőkkel vagy színes jelölőkkel. A színes címkék finomabban használhatók ugyanarra a célra.
4. lépés: A színrendszer segítségével alkategóriákat hozhat létre a fiókjaiban
Az Információs anyagok fiók például mappákra osztható, mint például "Elektronikai kézikönyvek", "Elektromos szerszám kézikönyvek" és "Tisztítószer -kézikönyvek".
Lépés 5. Változtassa meg a rendszert, ha nincs értelme
Egy -két hónap használat után ne féljen megváltoztatni azokat a dolgokat, amelyek nem működnek. Vigye előre a különböző fájlokat, vagy bontsa fel a nehezen megkülönböztethető kategóriákat. Ne feledje, hogy az iratszekrény egy rendszer az Ön számára, és meg kell felelnie a munkafolyamatnak.
4. rész a 4 -ből: A szervezet fenntartása
1. lépés. Légy proaktív, hogy rendezett maradj
A beérkező levelekre és dokumentumokra azonnal figyeljen, és miután elintézte őket, azonnal iktassa be őket.
2. lépés: Állítson be egy beérkező levelet az otthoni vagy irodai asztalára
Naponta egyszer nézze át a beérkező leveleket. Így semmit sem veszít el, és nem halmozódik fel. Az iktatás nem tűnik olyan házimunkának, amelyet egy időben végeznek.
Lépés 3. Gyakran szervezze át a kabinetet
Ajánlott az éves átszervezés, és akár negyedévente is kitisztíthatja, ha nagy számú fájlja van. Az iratszekrényekben a rendetlenség fő forrása a régi dokumentumok, amelyekre már nincs szüksége, ezért szükség szerint tisztítsa meg és aprítsa fel a régi dolgokat.
4. lépés: Fontolja meg fájljainak egy részének digitális médiává történő átalakítását
Minél több dokumentumot tárolhat digitális formátumban, annál kevesebb fizikai rendetlenség lesz az iratszekrényben. A szkennelésre alkalmas jelöltek közé tartoznak a nyugták, az adományozási igazolások vagy a bankszámlakivonatok. Néhányuk már elérhető online is.
5. lépés Készítsen törzsdokumentumot
A dokumentumban magyarázza el, hogyan működik az iratkezelő rendszere, és hol vannak a dolgok. Vészhelyzet vagy előre nem látható probléma esetén másoknak tudnia kell, hogyan kell megkeresni a fájlokat.
Tippek
- Tartsa zárva az iratszekrényeit, ha kíváncsi gyermekei vagy kíváncsi családtagjai vannak.
- Ha problémái vannak a zár kinyitásával, olvassa el az Irodaszekrény -zár kiválasztása című részt.
- A nagyon érzékeny dokumentumokat, például születési anyakönyvi kivonatokat vagy tulajdoni lapokat tárolja széfben vagy tűzálló irattartóban, ha attól tart, hogy az iratszekrény nem elég biztonságos.
Figyelmeztetések
- Ha földrengésre hajlamos területen él, rögzítse a szekrényeket a stabil falhoz. Ez megakadályozza, hogy szeizmikus esemény során személyre essenek, vagy elzárják az ajtót.
- Óvatosan töltse be a fájlokat. Ha a felső fiók tele van, és az alatta lévő fiókok üresek, felborulhat.
