A zökkenőmentesen működő iroda számára kevés dolog fontosabb, mint a működő iratkezelő rendszer. Függetlenül attól, hogy csak Ön fér hozzá a fájlokhoz, vagy megosztja a személyzettel, a választott iratkezelő rendszert úgy kell megszervezni, hogy mindenki megtalálhassa, amit keres. Ha az iratkezelő rendszert nehéz használni, akkor a papírokhoz fog ragaszkodni, mert fél, hogy elveszíti őket az iratokban, és hamarosan papírhalmok borítják az asztalát.
Lépések
1. lépés. Döntse el az iktatási rendszert
Bármi is legyen, annak logikusnak kell lennie, így pontosan tudni fogja, hol van minden papír. A lehetőségek a következők:
- Betűrendes. Ez a rendszer akkor a legjobb, ha a fájlok nagy része ügyfelek, betegek vagy ügyfelek neve lesz.
- Tárgy vagy kategória: A legtöbb fájlrendszer témakör vagy kategória szerint szerveződik, ami jól működik, ha helyesen van beállítva, de akkor is a legzavaróbb, ha nem.
- Numerikus/időrendi. Ez akkor a legjobb, ha a fájlok főleg számozott vagy keltezett anyagokból állnak, például beszerzési rendelésekből vagy nyugtákból.
2. lépés. Töltse meg a fájlfiókokat függő mappákkal
A függő mappákat soha nem távolítják el, helytartóként szolgálnak a manila borítékokhoz, amelyeket eltávolít a fiókból.
Lépés 3. Rendezze papírjait halomba kategóriák szerint
Ha egy halom több mint egy vagy két hüvelyk magas, ossza fel alkategóriákra. Ha egy halom túl vékony, kombinálja azt egy másik halommal, és nevezze át. A cölöpök nevének segítségével könnyen meg lehet határozni, hogy minden papírlap melyik kupacba kerül.
Lépés 4. Helyezzen minden kupacot egy manila mappába, és címkézze egyértelműen
A legjobb, ha a mappákat olyan fülekkel használja, amelyek középen vannak, nem pedig lépcsőzetesen, mert így a fájlok rendesebbnek tűnnek.
5. lépés Helyezze a manila mappákat a függő mappákba
A legtöbb fájl esetében a szokásos függő mappák működnek, de a vastag fájlok vagy fájlok esetében, amelyeket alkategóriákra kellett osztania, használja a doboz alsó mappáit. A mappákat tetszés szerint rendezheti, de a legtöbb ember ezen a ponton ábécérendszert használ.
Lépés 6. Címkézze fel a függő mappákat ugyanazzal a névvel, mint a manila mappákat
Helyezze az összes műanyag fület a mappa bal oldalára, hacsak nem oldalsó irattartót használ. Oldalsó fájlok esetén, amelyek balról jobbra futnak a fiók kinyitásakor, nem pedig elölről hátra, helyezze a füleket a jobb oldalra.
Lépés 7. Helyezzen egy csomó függő és manila mappát a fájlok közelébe, hogy könnyen hozzáadhasson egy mappát, ha olyan papírral találja magát, amely nem tartozik egy meglévő mappához
Kerülje a túl vastag vagy túl vékony mappákat. Érdemes lehet mappákat is felcímkézni és papírokat újra elosztani, ha úgy dönt, hogy újra kell kategorizálnia.
8. lépés: Az év végén távolítsa el az összes mappát, címkézze fel a friss manila mappákat azonos kategórianevekkel, és helyezze őket a fájlokba
Nézze meg a régi mappákat, hogy megnézze, át kell -e valamit vinni az aktuális fájlokba, és helyezze a többit az archívumba.
Tippek
Kísértést okozhat a fájlok színkódolása, a számítógép segítségével a fájlcímkék nyomtatása vagy más módon vonzóbbá tétele. Ha azonban módosítania kell, például egyetlen mappát kell hozzáadnia, akkor elégedetlen lesz, ha úgy találja, hogy nem a megfelelő színű mappákból származik, vagy kézzel kell írnia egy fájlcímkét. A legjobb, ha a dolgokat egyszerűnek tartjuk
Figyelmeztetések
- Soha ne hozzon létre különféle halmokat arra, amit nem kategorizálhat, mert minden ott fog végződni.
- Miután létrehozta az iktatási rendszert, lépést kell tartania az iktatással. Minden nap szánjon időt arra, hogy elővegye a papírokat az asztaláról, és reszelje őket. Ellenálljon a kísértésnek, hogy mély reszelő kosarat állítson a fájljai tetejére, mert csak akkor töltse ki, és egy másik fájl lesz.
