Az ábécé szerinti iktatás alapvető módja a dokumentumok rendszerezésének, amely lehetővé teszi a személyes és üzleti fájlok gyors tárolását, elérését és kezelését
Az ábécé szerinti iktatás életben történő bevezetésével biztosítani fogja, hogy minden dokumentum védett és könnyen hozzáférhető legyen. Számos szabály létezik arra vonatkozóan, hogyan kell ábécé szerint angolul iktatni az értelmes iratkezelési rendszer megőrzése érdekében. Szerencsére egyszerű kezdeni az új dokumentumokkal, és még mindig nem nehéz változtatni, ha átszervezésre van szükség!
Lépések
Rész 1 /2: Bejelentkezés ábécé sorrendben
1. lépés Döntse el, hogy milyen ábécérendszert fog használni
Még egy olyan látszólag egyszerű dolog is, mint az ábécé szerinti iktatás, számos lehetőség közül választhat. Fontos, hogy válasszon egy rendszert és használja azt következetesen.
- A betűnkénti iktatás a szavak minden betűjét a megjelenés sorrendjében veszi figyelembe, figyelmen kívül hagyva a szavak közötti szóközöket.
- A szó szerinti iktatás sorrendben rendeli a tételeket az egyes szavak első betűje alapján.
- Az egységenkénti iktatás figyelembe veszi az egyes szavakat, rövidítéseket és kezdeti, ezek szerinti rendelési tételeket. Általában az egységenkénti rendszer ajánlott.
2. lépés: Csoportosítsa az elemeket
Miután megvan az összes fájl, amelyet fájlba kell foglalnia, döntse el, hogyan szeretné csoportosítani a fájlokat. Kiválaszthatja a szótár formátumát, amelyben az összes fájl egy ábécé sorrendbe kerül, függetlenül a fájl típusától vagy a benne található elemektől. Használhatja az enciklopédia formátumot is, amelyben a tételek típus vagy tárgy szerint vannak csoportosítva, majd minden csoport betűrendben van elrendezve.
Ha sok különböző típusú elemet kell benyújtania (receptek, adóbevételek, levelek stb.), Akkor hasznos lehet az enciklopédia formátum használata. Először csoportosítsa az elemeket típus szerint, majd rendezze be az egyes csoportok tételeit betűrendben. A csoportokat elválasztókkal vagy színkódokkal távolítsa el
3. lépés. Indexelje a fájlokat
Az indexelés a cím minden egyes szakaszának megfelelő egységbe helyezése. A tételek indexeléséhez, mielőtt azokat benyújtaná, le kell bontania az egyes elemek nevének elemeit, és létre kell hoznia egy új ábécé szerinti nevet, amely eltérhet a szabványos névtől. Például:
- Tegyük fel, hogy a következő elemeket kell indexelni és fájlba helyezni: egy cikk az aardvarksról „Aardvarks éjszakai táplálása” címmel, Jane A. Doe aardvark szakértő életrajza, valamint egy Detroiti Állatkert aardvark kiállításának promóciós brosúrája.
- Jane A. Doe életrajza „Doe, Jane A.” néven kerülne indexelésre, mivel a vezetéknevek az elsők az iktatáskor. A „D” betű alatt kerülnek iktatásra.
- Az „Aardvarks éjszakai táplálása” című cikket a jelenlegi formájában lehet indexelni, ha a szótár stílusú csoportosítást választja. Ezt a csoportosítást használva „N” betűvel („éjszakai”) lehet iktatni.
- Alternatív megoldásként az „Aardvarks éjszakai táplálását” indexelheti „Aardvarks, Nocturnal Feeding of” néven. Ennek akkor lenne értelme, ha enciklopédiás stílusú csoportosítást használna, és nem csak az aardvarkshoz kapcsolódó elemeket iktatna. A tételt ezután az „A” rovatba kell bejegyezni.
- A promóciós brosúra indexelhető: „Aardvarks, kiállítások (Detroiti Állatkert).” Ennek akkor lenne értelme, ha azt várná, hogy több anyag is legyen az aardvark kiállításokon-például lehet, hogy egy másik elemet indexelni szeretne „Aardvarks, kiállítások (Toledo Állatkert)."
- Alternatív megoldásként a promóciós brosúrát „Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)” néven lehet indexelni. Ennek akkor lehet értelme, ha több elemre számít a Detroiti Állatkerthez, vagy ha enciklopédia-stílusú csoportosítást szeretne használni a földrajzi elhelyezkedés.
4. lépés A fájlok rendezése betűrendben az indexelt nevük szerint
Az ábécé szerinti iktatás általános szabálya, hogy az elemeket A (első) és Z (utolsó) közötti sorrendben kell elhelyezni. Használjon egyre specifikusabb információkat a különálló elemek megkülönböztetéséhez és megrendeléséhez. Például:
- Az előző lépésben az indexelt fájlok sorrendje a következő lehet (az alkalmazott rendszertől függően): „Doe, Jane A.”, „Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)” és „Aardvarks éjszakai táplálása” VAGY „Aardvarks, kiállítások (Detroiti Állatkert), „Aardvarks, Nocturnal Feeding of” és „Doe, Jane A.”
- A „Wallaby” fájl az „Emu” fájl után következik. Között jönne egy fájl a „Kenguru” számára, és az „Aardvark” fájl a „Medve” és egy „Emu” számára. Ez a következő fájlrendet adja meg: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kenguru", "Wallaby".
- Ha ezt követően hozzáadott egy fájlt az „Anteater” fájlhoz, az az „Aardvark” fájljai után következik. Mivel mindkettő „A” betűvel kezdődik, a sorrend meghatározásához meg kell nézni minden szó második betűjét („N” és „A”), majd ez alapján rendezni a fájlokat. Az új sorrend a következő lenne: "Aardvark", "Hangyász", "Medve", "Emu", "Kenguru", "Wallaby".
5. lépés. Címkézze meg a fájlmappákat
Az elemek megkeresésének megkönnyítése érdekében címkézzen minden fájlmappát a benne található elem (ek) megfelelő indexelt nevével. Ez megkönnyíti az új fájlok megfelelő sorrendben történő bevezetését is.
- Helyezze az elemeket a számukra kijelölt mappába.
- Hasznos lehet a fájlok színkódolása is a használhatóság javítása érdekében. Például, ha enciklopédiás stílusú csoportosítást használ, adjon minden csoportnak külön színt, és címkézzen minden egyes elemet/fájlt a megfelelő színnel.
6. lépés Dokumentálja az indexelő és iktató rendszert
Légy következetes az indexelő és iktató rendszerrel, bármi legyen is az. Győződjön meg arról, hogy bárki, aki hozzáfér a fájlokhoz, tisztában van a rendszerrel. Például létrehozhat és megoszthat egy dokumentumot, amely részletezi az iktatási rendszer szabályait. Ez segít abban, hogy mindenki hatékonyan tudja használni az iktatórendszert.
7. lépés: Rendelje megfelelően az új elemeket
Helyezze a fájlokat a szekrénybe az indexelt nevek és betűrend szerint, az Ön által használt rendszer szerint. Szükség szerint tolja el az aktuális fájlokat, hogy az új fájlokat a megfelelő helyre helyezze.
2/2. Rész: Különleges esetek kezelése
1. lépés. Rögzítse az elemeket a jelentős kifejezés alatt
Néha van értelme a kulcsszavak alapján iktatni az elemeket, függetlenül attól, hogy a címben vagy a névben milyen szavak jelennek meg. Ez biztosítja, hogy a fájlok a leglogikusabb kifejezéssel indexelhetők és elhelyezhetők. Például
A „First Bank of Chicago” indexelhető és „Chicago, First Bank of” néven iktatható. A „Chicago” a kulcsszó ebben a bejegyzésben, nem pedig az „Első” vagy a „Bank”, különösen akkor, ha más hasonló nevű tételei is lehetnek, például „First Bank of Tulsa” vagy „Chicago Bank and Trust”
2. lépés. Rendelje a neveket vezetéknév szerint
A tipikus bejelentési szabványok azt javasolják, hogy az egyéneket utónév szerint indexeljék, mivel a vezetéknév tekinthető jelentős kifejezésnek.
- Így a „Jane A. Doe” indexelt és „Doe, Jane A.” néven kerül iktatásra.
- A címeket (Dr., Mrs., Major stb.) Tegye a végére. „Dr. Jane A. Doe -t például indexelnék és „Doe, Jane A., Dr.” néven iktatnák.
- Általában a sorrend neveit betűről betűre kell írni. Például a „MacDonald” a „McDonald” előtt áll. Hasonlóképpen, a „D”, „L”, „Le”, „de” stb. A név részét képezik, nem különálló egységeket. Rendelje például a „Heinlein”, „Le Guin”, „L’Engle” és „Wolfe” fájlokat ebben a sorrendben (és NEM „L’Engle”, „Le Guin”, „Heinlein”, „Wolfe”).
- Gyakori kivétel a nevekre vonatkozó szabályok alól, ha az egyén neve egy vállalkozás vagy szervezet nevének része. Ezekben az esetekben kezelje az egyén nevét a vállalkozás nevében szereplő egységekként. Például a „Jane A. Doe Pest Control” a „J” alá kerül, és NEM „Doe, Jane A. Pest Control” néven kerül indexelésre.
Lépés 3. Figyelmen kívül hagyja a cikkeket, kötőszavakat és elöljárókat
Cikkek (például „a”, „an” és „the”), kötőszavak (például „és”, „de” és „vagy”), valamint elöljárók (például „for”, „of” és Az „in”) általában átugrik az indexelés és az ábécé szerinti iktatás során, mivel nem tekinthetők jelentős kifejezéseknek. Ez akkor is így van, ha egy elem nevének kezdetét képezik. Például:
- Az „Emu -etetési gyakorlatok vizsgálata” az „E”, „Emu” (az elem címében szereplő jelentős szó), „E” alá kerül, és nem „A” az „an” -ra.
- „Doe és Smith Pest Control” a „Doe, Jane A.” után kerülne benyújtásra. Mindkét indexelt név a „Doe” szóval kezdődik, így a fájl sorrendjének meghatározásához lépjen a következő jelentős kifejezésre („Smith” és „Jane”). Hagyja figyelmen kívül az „és” szót, mivel az nem jelentős.
4. lépés A rövidítéseket úgy kell kezelni, mintha kiírták volna őket
Az elemek indexelésekor és iktatásakor olyan rövidítésekkel találkozhat, mint az „Mfg”. („Gyártás”) vagy „Inc.” (a „Beépített” esetében. Általában úgy kell indexelnie és rögzítenie az elemeket, mintha ezeket a rövidítéseket írták volna, nem pedig egyszerűen betűsorokként.
Például a „Jane A. Doe Mining Company” a „Jane A. Doe Mfg.” Után kerülne bejegyzésre
5. lépés Rendszeres fájlszámok
Az elemek ábécé szerinti iktatása közben számokkal találkozhat a címekben. Általában a fájlszámokat általában, nem pedig úgy, mintha kiírták volna. A számokat a betűk előtt is iktatják.
- Például a „3M Company” a „100 nagyszerű üzleti ötlet” előtt kerül beadásra (mivel a „3” a „100” előtt van).
- A „Nagyszerű üzleti ötletek” és a „Nagyszerű üzleti vezetők” a „100 nagyszerű üzleti ötlet” után kerülnek iktatásra, mivel a számok betűk előtt vannak elrendezve.
- A már kiírt számokat szavakként kezelik, nem pedig számokat. Például a „100 nagyszerű üzleti vezető”, „Nagyszerű üzleti ötletek” és „Kétszáz nagyszerű üzleti ötlet” fájlokat sorolja fel ebben a sorrendben.
- Ha azonban ez szolgálja az iktatási célokat, akkor kivételt tehet, és mindig úgy adhatja meg a számokat, mintha kiírták volna.
6. Lépés a különleges karakterekkel
Figyelembe kell venni minden nem betűrendes vagy nem numerikus karaktert, amely az elemek indexelésekor és iktatásakor találkozik. Az, hogy mit kezdjünk ezekkel a karakterekkel, azok típusától függ:
- Az írásjelek (például aposztrófok, pontok és vesszők) általában figyelmen kívül maradnak az elemek indexelésekor és iktatásakor. Például a „Washington legjobb kávéja” és a „Washingtoni Állami Vásár” fájlokat ebben a sorrendben kell benyújtani.
- A diakritikusokat a megfelelő betűként kell kezelni, nem a diakritikus jelet. Például az „Éclair” fájlt „Eclair”, az „Über” fájlt „Uber” fájlként kell megadni. Ez alól kivételt képez az, ha a diakritikus nyelvű nyelv ábécéje szerint iktat, és ebben az esetben a nyelv szokásos betűrendjét kell követnie.
Lépés 7. Szükség esetén használja a „semmi előtt” általános szabályt
Általában a szóközöket (beleértve az írásjeleket és az egyéb kihagyott elemeket) figyelmen kívül hagyják ábécé szerinti iktatáskor. Azokban az esetekben azonban, amikor ugyanolyan módon kezdődő tételei vannak, használjon szóközt vagy a „semmi előtt” szabályt az iktatási sorrend meghatározásához.
- Például a „North East Bank”, „North East Manufacturing” és „Northeast Bank” fájlokat ebben a sorrendben kell benyújtani.
- Hasonlóképpen: "Doe, Jane A." "Doe, Jane A., Dr." előtt kerülne benyújtásra.
8. lépés. Szükség esetén megkülönbözteti a fájlokat részletesebb információkkal
Ritka esetekben az ábécé információ nem elegendő a fájlok sorrendjének meghatározásához. Ezekben az esetekben további információkat kell felhasználnia a tételek indexeléséhez és megrendeléséhez. Jelölje meg ezeket a kiegészítő információkat a megfelelő fájlokon, hogy segítsen megkülönböztetni őket. Például:
- Ha két különböző személynek rendelkezett Jane A. Doe nevű termékkel, akkor születési dátum szerint rendelheti meg őket. A „Doe, Jane A. (sz. 1853)” fájl tehát a „Doe, Jane A. (1967)” fájl előtt áll.
- A megkülönböztetéshez a földrajz szerint is rendelhet elemeket. Ha három különböző banknak van fájlja három különböző helyen, és mindegyik bank neve „First United Bank and Trust”, akkor betűrendben rendelheti meg őket az „First United Bank and Trust (Georgia)”, „First United Bank és Trust (Oklahoma)”és„ First United Bank and Trust (Dél -Dakota)”.
- Hasonlóképpen, ha két különböző medvéhez vagy medvétípushoz rendelkezne, akkor azokat a fajták, földrajzi helyek stb. Alapján megkülönböztetné. Például rendelkezhet fájlokkal a „Medve, barna” és a „Medve, Grizzly” témákban (ebben a sorrendben), vagy a "Bears (európai)" és "Bears (észak -amerikai)" fájlok (ebben a sorrendben).
9. lépés. Nyilvánosságra hozza a kivételeket és a különleges szabályokat
Győződjön meg arról, hogy mindenki, aki használja a fájljait, ismeri a szabványos irányelvek alóli kivételeket, amelyeket figyelembe vesznek az iktatási rendszerben. Ez segít biztosítani, hogy mindenki megfelelően és hatékonyan használhassa az iratrendszert.
